Tahapan Pelelangan/Tender Proyek

Tahap Pengumuman Pelelangan/ Tender

Sudah barang tentu pengumuman lelang sangat mudah ditemukan, sehingga para kontraktor dan konsultan memiliki peluang yang sangat besar untuk mengikuti tender. Informasi atau pengumuman tender bisa dilihat atau dicari melalui media masa, internet, dan pengumuman langsung di instansi pemerintah atau bisa juga melalui undangan atau telepon untuk metode pelelangan tertentu.

Berdasarkan surat Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas untuk tahun 2009 sampai 2010, koran harian umum media Indonesia menjadi surat kabar yang mengumumkan pengadaan barang dan jasa pemerintah. Pada Rubrik "Info Lelang", dapat ditemukan berbagai macam jenis tender yang ditawarkan oleh pemerintah, di antaranya mengenai pembangunan gedung, pembangunan jembatan, Pembangunan Jalan, pengawasan pembangunan, pengadaan barang, pengadaan alat-alat, dan pengadaan barang serta jasa, pembangunan dan pengawasan lainnya dari berbagai instansi pemerintah. Namun tidak menutup kemungkinan peluang tender dapat ditemukan, dicari, dan dilihat di koran-koran harian umum nasional atau daerah lainnya.

Selain melalui media masa, informasi melalui internet bisa dilihat di situs milik pemerintah atau BUMN, atau juga dengan membuka situs layanan Pengadaan secara elektronik ( LPSE) Nasional di www.pengadaannasional-bappenas.go.id

Tujuan pengumuman lelang melalui internet adalah :

1. Memudahkan Souring, proses pengadaan, dan pembayaran.
2. Komunikasi Online antara buyers dengan vendors.
3. mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan.
4. Menghemat biaya dan mempercepat proses

Tahap Pendaftaran & Pengambilan Dokumen Tender

Setelah informasi tender tersebear, jika para kontraktor atau konsultan berminat untuk mengikuti tender, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, di antaranya :

1. Tender harus sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang dimiliki.
2. Jangan membuang waktu tender yang tidak sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang dimiliki.
3. Tenggat waktu pendaftaran yang tidak mepet.
4. Kelengkapan dokumen sebagai syarat tender
5. Alamat Pendaftaran Tender yang harus diingat agar tidak salah alamat.

Untuk para Kontraktor atau konsultan yang berminat mengikuti tender diwajibkan mendatangi tempat pendaftaran sesuai dengan pengumuman lelang, baik tempat, waktu, dan tanggal, kecuali untuk para peserta pelelangan tertentu.

Panitia biasanya memberikan syarat-syarat pendaftaran, persyaratan tersebut biasanya telah tercantum dalam pengumuman lelang, diantaranya :

1. Pendaftaran harus dilakukan langsung oleh pemimpin perusahan.
2. Surat kuasa jika diwakilakn
3. Akta pendirian perusahan dan perubahannya
4. Surat Izin Usaha
5. Kartu Tnada Penduduk (KTP) yang masih berlaku.
6. Dan Persyaratan-persyaratan lainnya yang ditentukan oleh panitia tender.

Sebagai bukti bahwa perusahan telah terdaftar sebagai peserta tender, maka ada formulir pendaftaran yang harus diisi. Selain itu, pendaftaran dapat dilakukan dengan men-download di sebuah situs/website sesuai dengan pengumuman lelang yang tersebar di media masa.

Mengikuti tender di Internet, kontraktor atau konsultan terlebih dahulu harus mendaftarkan perusahannya secara onlien dan mengisi data-data yang diminta. setelah itu, kontraktor atau konsultan akan menerima user-id atau password. Jika pendaftaran disetujui, kontraktoratau konsultan bisa mengikuti pendaftaran dan pengambilan dokumen melalui interet.

Tahap Penjelasan Pekerjaan dalam Tender

Dokumen tender yang diterima pada saat oendaftaran, adalah dokumen yang menjelaskan secara spesifik pekerjaan yang akan ditenderkan. Didalamnya menjelaskan perincian secara teknis dan pekerjaan yang akan dikerjakan oleh para kontraktor atau konsultan, di antaranya :

1. Metode Pengadaan
2. Cara penyampaian penawaran memakai satu sampul, dua sampul, atau dua tahap.
3. Dokumen apa saja yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran.
4. Acara Pembukaan dokumen tender
5. Metode evaluasi
6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran
7. Jenis kontrak yang digunakan
8. Ketentuan harga atas oenggunaan produk dalam ngeri.
9. Ketentuan dan cara subkontak sebagai pekerjaan kepada usaha kecil, termasuk koperasi kecil.
10. Besaran, masa berlaku, dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran.

Dokumen tender tersebut dapat diperoleh secara cuma-cuma atau dengan membayar sesuai dengan harga yangtelah ditentukan oleh panitia atau dengan men-download di sebuah situs sesuai dengan pengumuman lelang yang tersebar di media masa. selain itu, untuk pelelangan tertentu pengambilan dokumen tender bisa dilakukan melalui surat undangan dari panitia pengadaan barang dan jasa.

Dokumen tender yang telh dimiliki akan dijelaskan oleh panitian pada saat penjelasan dokumen tender ( Aanwijziing). penjelasan tender dilakukan di tempat dan pada waktu yang telah ditentukan dan wajib di hadiri oleh para peserta tender yang terdaftar dalam Daftar Peserta Lelang.

Kehadiran Kontraktor atau konsultan peserta tender pada penjelasan lelang bertujuan untuk menciptakan persamaan persepsi dan menghindari kekeliruan dalam pengajuan penawaran. Jika pada saat penjelasan tender kontraktor atau konsultan tidak hadir, maka perusahan tersebut akan dianggap gagal dalam tender tersebut.

Undangan penjelasan dokumen tender biasanya telah tercantum dalam pengumuman lelang, pada waktu pendaftaran dan pengambilan dokumen tender atau melalui undangan yang dikirim langsung.

Pada saat penjelasan dokumen tender, para kontraktor atau konsultan tender diperbolehkan untuk menanyakan hal-hal yang belum dipahami atas dokumen tender yang dimiliki, Maka diwajibkan bagi Kontraktor atau Konsultan untuk mempelajari isi Dokumen tender tersebut terlebih dahulu, sebelum mengisi atau melengkapi dokumen tender. Pengisian atau pelengkapan dokumen tender dilakukan setelah acara penjelasan dokumen lelang dan pengumpulannyapun akan diberitahu oleh panitia pada saar penjelasan dokumen tender.

Pertanyaan dan jawaban antara peserta tender dan panitian harus ditulis pada sebuah kertas dan dituangkan dalam berita acara serta ditandatangani oleh panitia dan wakil peserta yang hadir pada saat penjelasan dokumen tender. hasilnya akan dibagikan kepada para peserta tender.

Tahapan Pelelangan/Tender Proyek