Tahap Pembukaan Tender/Pelelangan Proyek

Tahap Pembukaan Tender/Pelelangan Proyek- Setelah Kontraktor atau Konsultan mengikuti penjelasan tender, maka harus dimasukan dokumen penawaran sesuai dengan ketentuan, waktu, dan tempat yang ditentukan oleh panitian tender, kemudian dilakukanlah pembukaan dokumen penaaran. ketentuan pada saat pemasukan dokumen penawaran bisa dilakukan dengan metode satu sampul, dua sampul, atau dua tahap, di mana ketentuan tersebut telah dijelaskan dalam dokumen tender. Berikut adalah penjelasnya :

Metode satu sampul

Biasanya digunakan untuk pengadaan barang dan jasa yang sifatnya sederhana, spesifikasi teknisnya jelas, atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan penggunan baik pemerintah, swasta atau perorangan.

Cara Penyampaian dokumen penawaran dengan satu sampul adalah :

a. Keseluruhan dokumen penawaran dimasukan ke dalam satu sampul, baik persyaratan dan dokumen lainnya, sesuai dengan permintaan dalam dokumen pengadaan.

b. Dokumen penawaran mencakup surat penawaran dilengkapi dengan persyaratan administrasi, Teknis, dan konsultan sebagaimana diisyaratkan dalam dokumen pengadaan.

c. Pada sampul luar hanya dicantumkan alamat pengguna dan tulisan " Dokumen penawaran pengadaan barang/jasa..( Jenis Pekerjaan), tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan"

d. Apabila penyerahan penawaran melalui pos, maka sampul pada "poin c" dimasukan kembali ke dalam sampul ( Sampul Lua) dengan mencantumkan alamat pengguna, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan.

e. Harga penawaran dalam dokumen penaaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf ( Jumlah yang tertera dalam angka harus sesuai dengan huruf ).

f. Dokumen penawaran bersifat rahasia. oleh karena itu, dilarang untuk dikirim atau dititipkan kepada anggota panitia tender, melainkan kepada alamat yang telah ditentukan

g. Jika dokumen penawaran diserahkan secara langsung, maka dokumen tersebut harus dimasukan langsung oleh kontraktor dan konsultan yang bersangkutan ke dalam kotak yang telah disediakan ( Tertutup, terkunci, dan tersegel ) Oleh panitia tender.

h. Jika Dokumen penawaran dikirim melalui pos, maka panitia tender harus mencatat tanggal dan jam penerimanya, serta memasukannya ke dalam kotak yang telah ditentukan, tertutup, terkunci, dan tersegel.

i. Dokumen penawaran yang diterima setelah batas waktu pemasukan tidak dapat dikut sertakan

2. Metode Dua Sampul

Metode ini biasanya digunakan jika penawaran memerlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam dan untuk menjaga agar evaluasi teknis tidak terpengaruh oleh besarnya penawaran harga serta untuk pengadaan barang dan jasa yang sifatnya tidak sederhana.

Cara penyampaian dokumen penawaran dengan dua sampul adalah sebagai berikut :

a. Sampul pertama berisi kelengkapan data administrasi dan teknik yang diisyaratkan dan pada sampul ditulis" data administrasi dan Teknis" serta mencantumkan nama serta alamat kontraktor dan konsultan.

b. Sampul kedua berisi data perhitungan harga penawaran dan pada sampul ditulis " data harga penawaran" serta mencantumkan nama serta alamat Kontraktor dan konsultan.

c. Sampul pertama dan kedua dimasukan ke dalamsatu sampul ( Sampul Penutup)

d. Pada sampul penutup ditulis alamat pengguna dan tulisan " Dokumen penawaran pengadaan barang/jasa... (Jenis Pekerjaan), tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukannya"

e. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul penutup dimasukan ke dalam satu sampul ( Sampul Luar).

f. Sampul luar hanya mencantumkan alamat pengguna, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan.

g. Harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf ( Jumlah yang tertera dalam angka harus sesuai dengan huruf)

h. Dokumen penawaran bersifat rahasia. oleh karena itu, dilarang untuk dikirim atau dititipkan kepada anggota panitia tender, selain kepada alamat yang telah ditentukan.

i. Dokumen penawaran disampaikan pada waktu yang telah ditentukan dan sekaligus dimasukan ke dalam tempat yangtelah ditentukan ( tertutup, terkuci, tersegel) oleh panitian tender.

j. Dokumen penawaran yang diterima setelah batas waktu pemasukan penawaran tidak dapat dikutsertakan.

3. Metode Dua Tahap

Dua tahap ini biasanya digunakan untuk pengadaan barang dan jasa yang berkaitan dengan pengunaan tegnologi tinggi atau kompleks dan memiliki resiko yang tinggi.

Pemasukan dokumen dengan metode ini memiliki tahap-tapah tertentu. pada tahap pertama yang harus dilakukan adalah :

a. Pesyaratan admistrasi dan teknis, tidak termasuk usulan harga dimasukan ke dalam satu sampul.

b. PAda sampul dituliskan alamat pengguna "Dokumen penawaran barang/jasa tahap 1, tempat hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan "

c. Apabila penawaran disapaikan melalui pos, sampul pertama dimasukan ke dalam satu sampul ( Sampul Luar).

d. Sampul luar hanya tercantum alamat pengguna, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan.

e. Panitia memberi catatan "Tanggal dan jam penerimaan" pada sampul pertama yag datang melalui pos.

f. Dokumen penawaran yang diterima setelah batas waktu pemasukan maka penawaran tidak dapat diikutsertakan dalam tender.

Tahap kedua ini adalah sambungan dari tahap satu, di mana para kontraktor dan konsultan yang dinyatakan lulus pada tahap satu diminta memasukan surat penaaran harga ke dalam sampul kedua.

Cara penyampaian dokumen penawaran dengan dua tahap adalah :

a. Surat penawaran harga ini dilampiri rincian analisis boaya dan syarat lainnya yang telah disepakati pada tahap pertama.

b. Adanya persamaan antara angka dan huruf

c. KArena dokumen penawaran ini bersifat rahasia, maka pemasukan dokumen penawaran ini harus diserahkan langsung tanpa perantara dan harus dikirim atau diserahkan sesuai dengan waktu yangtelah ditentukan ke dalam tempat tertutup yang terkunci dan tersegel.

d. Apabila penawaran akan dikirim melalui pos, maka sampul kedua dimasukan ke dalam satu sampul ( Sampul Luar) yang hanya memuat alamat pengguna, tempa, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan.

e. Dokumen penawaran harga yang diterima melalui pos, harus dituliskan tanggal dan jam penerimaan oleh panitia tender.

f. Jika Dokumen Penawaran harga diterima panitia setelah batas waktu yag ditentukan, maka kontraktor dan konsultan tidak dapat mengikuti dan kontrator serta konsultan tersebut akan dipersilahkan untuk mengambil dokumen tersebut.

Tahap Pembukaan Tender/Pelelangan Proyek