Hubungan antara Owner, Kontraktor, dan Konsultan

Hubungan antara Owner, Kontraktor, dan Konsultan- Maka kegiatan pemilik konsultan, dan kontraktor dikelompokan menjadi empat tahap, yaitu tahap spiritual, PP/Definisi, implementasi, dan terminasi. Pada tahap spiritual, pemilik adalah pemeran utama dalam mencari peluang usaha, mencetus gagasan, kemudian melihat kedalam organisasi, mengenai teredianya prengkat dan keahlian untuk melakukan berbagai studi dan pengkajian, dalam rangka melihat kelayakan gagasan tersebut menjadi proyek.

Kegiatan tersebut dapat membuhkan keputusan untuk menyiapkan kerangka acuan (Term of reference-TOR), dan diserahkan kepada konsultan sebagai dasar menyusun analisis pendahuluan dan studi kelayakan. Setelah laporan studi kelayakan selesai dan diserahkan kepada pemilik, kemudian dikaji hasil hasilnya dengan melihat perkiraan kasar biaya, jadwal, dan aspek ekonomi serta teknis lainnya, kegiatan kegiatan diatas menentukan keputusan di lanjutkan atau tidaknya usaha usaha meneliti kemungkinan melakukan instasi.

Pendekatan seperti ini, yaitu dalam bentuk yang bertingkat tingkat dan dengan penyaringan yang berlapis lapis, yaitu meneliti, mengkaji, dan mengembangkan suatau gagasan sebelum sampai kepada keputusan akhir untuk merealisasikan investasi, mencerminkan kewaspadaan pehak pemilik.

•    Sebagai pemrakarsa dan / atau menampung suatu prakarsa.
•    Mengkaji kelayakan dari segala aspek meliputi aspek teknis, finansial, ekonomi, dampak lingkungan, dan lain lain
•    Menentuak batas lingkup proyek.
•    Menentukan filosofi desain.
•    Menetukan alokasi bagian lingkup kerja.
•    Menyusun strategi penyelenggaraan.
•    Menentukan bobot sasaran pokok.
•    Menggunakan jasa konsultan dan kontraktor.

Salah satu tugas yang penting dari peranan peranan tersebut di atas adalah dalam membuat dokumen tender, terutama pada kontrak lump-sum. Dalam pembuatan dokumen tender, pemilik harus membuat sedemikian rupa sehingga batas batas lingkup kerja/ Devinisi kerja dapat dimengerti dan tidak menimbulkan salah interpretasi bagi pihak yang membuat proposal harga, yaitu peserta lelang.

Sebagai contoh, untuk proyek proyek besar dan kompleks dengan bentuk kontrak lump-sum, maka pemilik menyiapkan hal hal sebagai berikut dalam segi teknis dan engineerimg.

1. Tahap Konseptual

Pada tahap ini kagiatan perkiraan biaya dan jadwal dilakukan di kantor pusat pemilik yang kemungkinan di bantu oleh konsultan. Kegiatan perkiaraan biaya dipusatkan pada pembuatan biaya pendahuluan setelah mempertimbangkan masalah masalah kelayakan finansial, ekonomi maupun produksi. Pada masalah jadwal terdiri dari jadwal pendahuluan yang menunjukan semua hubungandasar antara kegiatan kegiatan yang kritis, yang umumnya pecahkan menjadi 15-30 kegiatan yang terbentuk milestone,seperti:

a. Mulainya proyek, urutan kegiatan kegiatan yang besar dan kejadian kejadian yang besar dan kejadian kejadian penting (key events).
b. Project mid-poinst untuk engineering. Pengadaan dan kontruksi untuk mendukung dan memberikan referensi estimasi biaya pendahuluan.
c. Identifikasi dari material dan peralatan yang harus diadakan pembelian segerah (pembelian dini)
d. Jalur kritis proyek. Jadwal induk sementara disusun berdasarkan milestone tersebut di atas.

2. Tahap PP/devinisi

a. Definisi Lingkup Kerja

Merupakan deskripsi lingkup proyek secara keseluruhan yang terdiri dari P & ID dan data data lain agar nantinya dapat membuat detail desain dan pengadaan.

b. Membuat Anggaran Biaya Proyek (ABP)

Sering di sebut sebagai Harga Perhitungan Sendiri (HPS).

c. Jadwal proyek

Merupakan singkatan rincian lebih lanjut dari jadwalinduk pendahuluan yang dipersiapkan pada tahap konseptual.

d. Mempersiapkan mekanisme dan prosedur pengendalian biaya dan jadwal proyek

Seperti penjabaran prosedur perhitungan persen penyelesaian dan lain lainnya yang nantiny akan dirundingkan dengan pihak pelaksana (kontraktro).

Peranan Pemilik Pada Tahap Implemtasi

Jangkauan dan kedalaman peranan serta tugas pemilik pada tahap implementasi fisik tergantung pada banyak faktor, antara lain kebijakan (policy) perusahaan pemilik, keterbatasan tenaga ahli, jenis kontrak, ukuran, dan komplesitas proyek. Dengan menggunakan model seperti diperlihtkan pada gambar 19-1a, maka peranan dan tugas pemilik tahap implementasi fisik adalah sebagai berikut.

1. Pengelolaan Implementasi Fisik

a. Terhadap Pekerjaan Kontraktor
Lingkup pengelolaan implementasi yang dilakukan oleh pemilik adalah memantau, mengawasi, dan sampai taraf tertentu, mengendaliakan pekerjaan kontraktor.

b. Terhadap Paket Kerja yang Ditangdatangani Sendiri
Di sini pemilik melaksanakan sendiri baik pengelolaan maupun eksekusi kegiatan yang tercantum dalam paket kerja, yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan kepenyeliaan pelaksanaan lingkup kerja paket yang bersangkutan. Jadi, tugasnya sampai skala tertentu identik dengan kontraktor dalam mengelolah lingkup kerjanya.

2. Mengelolah Keuangan Proyek

Pengelolahan keuangan proyek secarah menyeluruh meliputi memobilitas penggunaan, dan pengendalian dana untuk proyek. Sebagaian dana tersebut umumnya berupa pinjaman (loan). Bila demikian halnya, maka tugas pemilik adalah mulai mencari sumber dana, mengadminitrasikan pinjaman (loan administration), sampai kepada membuat catatan asset sebagai berikut.

•    Menyiapkan anggaran.
•    Mencari sumber pendanaan.
•    Meletakan dasar system akuntansi proyek.
•    Menyusun jadwal penarikan dana pinjaman (loan disbursement).
•    Sertifikat pengajuan pembayaran.
•    Laporan berkala keuangan proyek.
•    Menyiapkan audit yang akan dilakukan oleh pihak berwenang.
•    Laporan hasil keuangan proyek.
•    Menyusun catatan asset (asset record)

Mencari dan mengelolah pinjaman merupakan tugas tersendiri dari perusahaan proyek. Prosedur yang spesifik untuk macam macam pendanaan dan sumber daya harus diikuti dan dipatuhi dengan seksama untuk menjalin kerja sama jangka pendek maupu jangka panjang. Beberapa kegiatan di atas telah mulai dirintis pada tahap PP/Definisi.

3. Administrasi Kontrak

Kegiatan administrasi kontrak meliputi penanganan aspek komersial, mulai dari saat kontrak diberlakukan sampai masa kontrak selesai. Kegiatan ini terdiri dari bermacam macam pekerjaan rutin, seperti meniliti surat surat pengajuan, melakukan pencatatan, progress payment, change order, claim, dan lain lain. Administrasi kontrak yang dilaksanakan dengan baik akan sangan membantu mengendalikan pelaksanaan atau implementasi segala sesuatu yang tercantum didalamnya.

Berlainan dengan membeli barang cash and carry, proyek bersifat member pelayanan dalam waktu yang (relatif) panjang dengan membayar sesuai kemajuan (progress payment). Dengan demikian , memerlukan pekerjaan pekerjaan administrasi, perhitungan, evaluasi, laporan, pengecekan di lapangan, untuk mengumpulkan bukti bahwa syarat syarat pembayaran sudah dipenuhi, sehingga pembayaran dapat dilakukan.

Anda Bisa Membaca Artikel lain tentang Manajemen Proyek dibawah ini. Jika anda suka mohon Like dan di Bagikan ke teman-teman yang lain. Terima Kasih