Pengadaan Material dan Subkontraktor

Pengadaan Material dan Subkontraktor- Setelah kita menentukan lingkup proyek dan menjabarkannya pada desain-engineering terinci, maka akan mulai terlihat jenis dan material serta peralatan yang diperlukan untuk membangun proyek. Dengan demilikinya data-data dan keterangan tersebut, selanjutnya dapat dimulai kegiatan pengadaan atau pembelian dan subkontrak.

Kegiatan tersebut melibatkan berbagai bidang dalam organisasi proyek, bahkan sering juga mencakup perusahaan induk pemilik proyek dan pelaksana, seperti bidang-bidang engineering, pengendalian mutu, kontrol proyek, dan pembelian (procurement). Adapun pemilihan apakah suatu pekerjaan dilakukan sendiri atau di subkontrakkan, terutama didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan ekonomis dan kemampuan dari pihak pelaksana proyek (pemilik atau kontraktor utama).

Pembelian Material
Proses pembelian barang lazimnya dimulai dengan adanya usulan dari pihak pemakai untuk pengadaan material dan peralatan tertentu kepada bidang pembelian dalam organisasi proyek. Untuk menjaga agar jumlah, mutu, ukuran, dan persyaratan lain dari barang yang dibeli sesuai dengan yang dikehendaki, maka penyusunan MR (material requisition) dilakukan bersama antara bidang engineering, bidang pengendalian mutu, dan bidang pembelian.

Di dalam MR perlu dijelaskan keterangan yang berhubungan dengan kualitas dan kuantitas, di samping hal-hal lain yang diperlukan oleh rekanan untuk menghitung harga penawaran. Misalnya, cara dan jenis pembungkusan, keterangan penyerahan barang apakah FOB atau FIC, dan metode pengangkutan.

Meneliti Kesiapan Perusahaan Rekanan

Sebagian komponen unit instalasi industry terdiri dari peralatan yang pabrikasinya memerlukan teknologi tinggi, memakan waktu lama, dan harga mahal. Seringkali jadwal penyelesaian proyek secara keseluruhan sngat bergantung pada waktu yang telah ditetapkan.

Oleh karena itu, pembelian peralatan memerlukan perhatian penuh sejak awal, dimulai dari penelitian perusahaan yang akan diundang dalam lelang bukan saja tentang pengalaman yang telah dikerjakan di masa lalu, tetapi juga memeriksa hal-hal yang berkaitan dengan kemampuan masa sekarang.

Untuk hal ini, salah satu cara yang lazim digunakan adalah dengan mengunjungi pabrik tempat peralatan tersebut dibuat, melihat fasilitas produksinya, dan mengumpulkan keterangan dari tangan pertama. Keterangan ini meliputi:

•    Kemampuan perusahaan dari segi teknis, yang dapat terlihat dari tersedianya alat-alat produksi dan tenaga ahli;
•    Cukup tidaknya kapasitas yang tersedia untuk memenuhi pesanan peralatan yang diperlukan proyek; dan
•    Cukup tidaknya perhatian terhadap aspek tertentu, misalnya pada masalah pengendalian mutu.

Di samping itu, diperlukan pula keterangan yang berkaitan dengan masalah keuangan perusahaaan dan sejarah hubungannya dengan buruh pabrik, misalnya bila terjadi sengketa dengan buruh atau pemogohan. Semua keterangan yang didapat dari hasil kunjungan ke beberapa perusahaan atau pabrik yang potensial akan menjadi rekanan proyek, akan merupakan bahan pertimbangan pokok untuk menentukan calon peserta lelang.

Evaluasi Penawaran dan Menentukan Pemenang

Agar memperoleh suatu harga yang bersaing, kontraktor mengadakan lelang di antara perusahaan-perusahaan yang telah lulus dari penelitian di atas. Penawaran yang masuk dicatat di dalam lembaran tabulasi penawaran, sehingga kontraktor dapat dengan mudah membandingkan angka-angka penawaran masing-masing rekanan.

Sebelum diajukan kepada pemilik untuk persetujuan, kontraktor mengadakan evaluasi atas penawaran yang masuk, termasuk analisis dan penjelasan penyimpangan-penyimpangan yang mungkin ada terhadap spesifikasi dan syarat yang ditentukan oleh proyek, dan akhirnya membuat usulan pemenang dengan didukung oleh alasan teknis maupun komersial. Penentuan pemenang lelang jatuh kepada rekanan yang mengajukan harga akhir terendah. Harga akhir ini adalah harga penawaran semula setelah diadakan penyesuaian-penyesuaian dari hasil evaluasi teknis, atau sering juga disebut the lowest evaluated price (harga terendah setelah dievaluasi).

Surat Kontrak Pembelian

Ikatan yang terjadi antara penjual dan pembeli dituangkan dalam Surat Kontrak Pembelian, atau dikenal dengan nama purchase Order__PO. Di dalam Surat Kontrak Pembelian, di samping syarat komersial, seperti harga peralatan, biaya angkutan, cara pembayaran, potongan harga, dan jaminan, juga perlu dicantumkan syarat-syarat umum yang meliputi titik penyerahan (FOB), jadwal penyerahan, tujuan pengiriman (consignee), prosedur pemeriksaan, peraturan-peraturan pemerintah yang harus dipenuhi, pajak, bea masuk, dan lain-lain. Surat kontrak pembelian asli yang telah ditandatangani oleh pembeli dan penjualan merupakan dokumen yang memiliki kekuatan hokum dan dipakai sebagai patokan pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan pembelian material dan peralatan.

Dengan dikeluarkannya PO, berarti langkah penting proses pengadaan material telah dilaksanakan. Tetapi ini belum berarti material dan peralatan yang dipesan dengan sendirinya akan tiba di lokasi proyek pada waktu dan kondisi sesuai dengan yang diharapkan. Pemantauan terhadap mutu, jadwal, dan kinerja peralatan pada proses manufaktur masih diperlukan.

Baca Artikel Lain di Bawah ini :