Kerangka Acuan Kerja TOR

Kerangka acuan (terms of reference - TOR) adalah rumusan tujuan dan lingkup kerja konsultasi dalam bentuk yang bersifat garis besar. Meskipun dalam bentuk garis besar TOR hendaknya dibuat cukup jelas memberikan keterangan mengenai tujuan dalam lingkup kegiatan konsultasi kepada peserta lelang serta hasil hasil yang diharapkan darinya, sehingga mereka akan dapat mempersiapkan proposal sebaik baiknya. Dalam menyususn kerangka acuan, diperlukan suatau persiapan yang matang agar dapat menuangkan dalam kalimat terpilih, konsisten, dan lengkap sehingga memperkecil peluang penafsiran yang berbeda. TOR akan digunakan sebagai dasar suatau ikatan kerja antara pemilik proyek dengan konsultan pemenag.

Jadi, bila dipersiapkan dengan baik dan lengkap, suatau kerangka acuan akan dapat berfungsi sebagai sarana untuk:

•   Menjelaskan lingkup jasa konsultasi yang akan dilelang;
• Sumber acuan bagi konsultan yang diundang mengikuti lelang / pemilihan langsung dalamrangka menyiapakan kelengkapan administrative proposal, teknis, dan biaya;
•   Memberikan informasi tentang keahlian yang diperlukan;
•   Memberikan informasi mengenai jadwal dan lingkup laporan;
•   Sebagai acuan dalam evaluasi proposal, klarifkasi, dan negasiasi dengan calon konsultan pemenang; dan
•   Dasar pembuatan kontrak dan evaluasi hasil kerja konsultan.
Format dan rangkuman permasalahan dalam suatu TOR umumnya disusun mengikuti sistematika di bawah ini.

1. Latar Belakang
Bila lingkup konsultasi merupakan bagian dari sutau proyek, maka di dalam TOR dijelaskan gambaran garis besar proyek tersebut, meliputi antara lain tujuan proyek, lokasi, sumber pendanaan, organisasi pelaksana, dan organisasi yang berkaitan.

2.   Tujuan dan Keluaran
Di bagian ini utarakan sekurang kurangnya pernyataan umum tujuan dari konsultasi di buat daftar pokok pokok keluaran yang diingikan, peralatan dan material yang harus disediakan, jenis keahlian yang diperlukan, serta jenis dan jadwal laporan. Dengan konfigurasi tersebut akanmemungkinkan dibuat perkiraan berapa besar bulan – orang (manmonth) untuk melaksanakan kegiatan konsultasi.

3. Lingkup Jasa Konsultasi
Bagian ini menjelaskan kategori lingkup pelayanan konsultasi, seperti kegiatan utama yang dilakukan, kerja sama dengan pihak pihak yang bersangkutan, data dan informasi harus diperoleh.

4.    Data dan Finanasial yang Diberikan oleh Pemilik Proyek
Data dan informasi mengenai informasi ini meliputi data data teknis, operasi dan keuangan eaktu lalu sampai saat ini, studi yang perna dilakukan, dan perarturan yang harus diikuti. Demikian pula fasilitas seperti transportasi, ruang kantor dan partner (cuonterpart) yang akan disediakan oleh pemilik proyek.

Contoh TOR Studi Kelayakan

Agar mendapatkan gambar yanng lebih jelas, di bawah ini disajikan ilutrasi suatu proyek perluasan lapangan terbang A. paket kerja bagian dari proyek yang akan diserahkan kepada konsultan adalah studi kelayakan proyek tersebut. Dengan demikian, TOR akan memuat penjelasan sebagai berikut.

Butir 1: Latar Belakang Proyek

Lanpangan erbang A melayani penerbangan perintir didaerah Indonesia timu, mempunyai landasan pacu sepanjang 800 meter dan terminal seluas 250 meter persegi. Lapangan terbang A adalah milik pemerintahan, didirikan 10 tahun yang lalu dan dioperasikan oleh pemerintah.

Dewasa ini arus penumpang pesawat sebanyak rata rata 50-70 orang seminggu masih dapat dilayani dengan penerbangan pesawat kecil. Dengan adanya rencana pembangunan berbagai industry di daerah ini, maka di perkirakan fasilitas lapangan terbang tidak dapat lagi menampung arus penumpang maupun barang. Menghadapi situasi tersebut, pemerintah akan membangun proyekuntuk memperluas fasilitas lapangan terbang A. Direncanakan menggunakan dana campuran dari APBN dan bantuan luar negeri.

Butir 2: Memuat Tujuan dan keluaran Konsultasi

Tujuan dari pelayanan konsultasi adalah membuat studi mengenai proyek perluasan lapangan terbang A untuk menghadapi kenaikan arus penumpang dan barang sebagai dampak pembangunan industri. Adapun keluaran-keluaran dari studi terdiri dari:
•    Penilaian (assessment) mengenai situasi fasilitas yang telah ada;
•    Prakiran tentang arus penumpang dan barang di masa mendatang, terutama sebagai dampak pembangunan industri;
•    Analisis aspek teknis, engineering, financial, dan ekonomi dari proyek perluasan dari fasilitas lapangan terbang; serta
•    Program pelaksanaan bagi pihak-pihak yang terkait dengan proyek tersebut.

Butir 3: Menjelaskan Lingkup Jasa Konsultasi

Konsultan harus melakukan survei, desain-engineering, analisis finansial dan ekonomi, dan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai hal-hal yang ada pada butir 2. Dalam melaksanakan pekerjaannya, konsultan harus bekerja sama dengan pihak pemilik proyek, instansi perhubungan udara setempat, instansi pemerintah daerah, konsultan-konsultan lain yang ikut mengerjakan proyek, seperti arsitek, penelitian tanah, dan lain-lain.

Mengenai data dan informasi yang harus dikumpulkan dan dikaji sekurang-kurangnya meliputi inventori dan yang menunjukan arus penumpang dan barang pada saat ini dan prakiraan yang akan dating. Kondisi material dan peralatan yang masih berfungsi, berapa lama perkiraan sisa umur operasinya, dan lain-lain. Dari hal-hal tersebut di atas, konsultan diminta melakukan identifikasi kendala yang akan terjadi dan mengusulkan alternative jalan keluarnya.

Butir 4: Data dan fasilitas Yang Disediakan oleh Pemilik Proyek

Informasi dari pemilik proyek meliputi data dari operasi saat ini mengenai keadaan arus penumpang dan barang, bagan organisasi dan jumlah personil untuk operasi dan pemeliharaan, peta lokasi dan denah lapangan terbang, dan hubungannya dengan daerah sekelilingnya. Demikian juga data perihal pendapat, biaya operasi, serta peraturan-peraturan pemerintah maupun kerjasama dengan pihak swsta. Ada pun fasilitas yang disediakan oleh pemilik proyek terdiri dari transportasi yang berupa tiket udara antara kantor pusat dengan lokasi proyek, transportasi di lapangan, dan untuk melakukan survei. Di samping itu juga ruang kantor, sekretaris, serta partner.

Sumber ; Manajemen Proyek Imam Soeharto

Anda Bisa Membaca Artikel lain tentang Manajemen Proyek dibawah ini. Jika anda suka mohon Like dan di Bagikan ke teman-teman yang lain. Terima Kasih