Cara Penyusunan Kontrak Proyek

Cara Penyusunan Kontrak Proyek- Kegiatan penyusunan atau membentuk kontrak EPK diawali ketika pimpinan perusahaan pemilik mengambil keputusan meminta jasa kontraktor untuk melaksanakan implementasi fisik proyek. Keputusan tersebut serta jenis kontrak yang dipilih akan mencerminkan tujuan perusahaan secara keseluruhan, kesiapan sumber daya untuk mengelolah, dan keadaan spesifik yang berkaitan dengan proyek itu sendiri.

Perencanaan dan Strategi

Membuat perencanaan dan menentukan strategi adalah syarat untuk menyusun kontrak. Tanpa kegiatan kegiatan tersebut, tidak akan ada petunjuk atau arah bagi pihak pihak yang bersangkutan. Tahap ini terdiri beberapa bagian berikut ini.

1. Penentuan Strategi yang Akan Dipakai

Selain mempertimbangkan faktor objektif dan spesifik proyek, strategi yang dipilih hendaknya sesuai dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Strategi ini akan menetukan sejauh mana keterlibatan pemilik dalam mengadministrasikan, memantau, dan mengendalikan pelaksanaan kontrak.

Jadi, dalam hal ini perhatian utama ditujukan kepada kesiapan dan kemampuan organisasi, serta personil yang akan menangani kegiatan tersebut. Adapun pihak kontraktor dengan mengetahui perencanaan dan strategi tersebut, dapat mempersiapkan diri untuk menaggapinya sebaik mungkin.

2. Jenis Kontrak Dilihat Dari Pembentukan Harga Prosedur Pembayaran

Terdapat dua jenis kontrak dasar yaitu kontrak harga tetap atau lumpsum dan kontrak harga tidak tetap atau cost plus. Dari kedua jenis kontrak tersebut dikenal berbagai variasi yang didasarkan atas potensi keuntungan finansial, pembagian tanggung jawab atas resiko, penalti, eskalasi, dan lain lain.

Masing masing memiliki keterbatasan dan keuntungan, tergantung sifat khusus proyek yang bersangkutan. Oleh karena itu, dalam menentukan pilihan jenis kontrak, hendaknya dikenali secara mendalam faktor faktor yang berkaitan dengan hal hal yang tersebut diatas.

3. Kelengkapan paket

Kelengkapan paket adalah segala sesuatu yang berkaiatan dengan definisi lingkup kerja proyek. Idealnya, penyusungan rancangan harus ditunjang dengan ada teknis dan informasi nonteknis atau komersial yang lengkap dan mutakhir (up-to-date). Namun demikian, oleh karena desakan situasi, suatu kontrak tidak jarang harus disusun dan diselesaikan meskipun informasi dan data tentang lingkup kerja yang tersedia masi amat terbatas. Keadaan ini akan besar pengaruhnya terhadap perencanaan strategidan pemilihan jenis kontrak.

4. Kondisi Lokal

Kondisi lokal dapat disebabkan oleh oleh faktor faktor teknis objektif,maupun oleh adanya peraturan yang berlaku, misalnya perusahaan yang memprioritaskan membeli barang dan jasa dalam negeri. Hal ini harus diperhitungkan dalam perencanaan pengelompokan paket paket pembelian barang dan jasa. Demikian harus dipikirkan apakah akan diadakan kontrak langsung antara pemilik dengan sejumlah kontraktor, ataukah sebagai subkontraktor utama

5. Kepentingan Spesifik Proyek

Proyek seingkali memiliki kepentingan apesifik, misalnya teknologi proses yang akan dipakai harus relatif baru. Menghadapi keadaan demikian, pemilik perlu mempertimbangkan pihak yang berhubungan dengan mereka, yang memiliki lisensi penerapan teknologi tersebut, dan membuat kontrak terpisah dengannya.

Pembentukan Kontrak

Setelah ditentukan strategi dan jenis kontrak yang akan dipakai, maka dimulailah kegiatan pembentukan kontrak. Mekanisme yang umumnya ditempuh yaitu dengan mengadakan lelang. Prosesnya cukup panjang, terdiri dari sengrakaian kegiatan kegiatan, seperti membuat dokumen rancangan kontrak, seleksi calon peserta lelang, menyusun paket lelang, evaluasi proposal, negosiasi akhir, sampai menentukan pemenangnya.

Kegiatan tersebut tidak berdiri sendiri, tetapi sebagai interaksi antara pemilik dan pesertalelang yang terjadi dalam proses lelang, dan berakhir dengan ditandatanganinya dokumen kontrak olek kedua belah pihak. Pada proyek E-MK yang cukup besar, pada umumnya pemilik menunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan semua kegiatan diatas, dan menugaskan konsultan (arsitek, engineering, atau manjemen konstruksi) membuat rancangan kontrak.

Pelaksanaan Kontrak

Bila kontrak telah ditandatangani dan dinyatan efektif,langkah selanjutnya adalah mengelolah kegiatan pelaksanaan atau eksekusinya, meliputi administrasi aspek komersial, serta memantau dan mengawasi aspek teknis atau engineering, sampai kontrak dinyatakan tidak berlaku lagi.

1. Komersial

Aspek ini berkaitan dengan penanganan faktor komersial atau finansial dari pasal pasal kontrak, seperti uang jaminal lelang, uang jaminan pelaksanaan, demikian pula masalah masalah persetujuan dan registrasi pembayaran, klaim, change order, penutupan kontrak, dan lain lain. Di sini harus selalu dipantau dan diawasi apakah semua itu telah dilakukan sesuai dengan prosedur dan mekanisme yang telah di tetapkan dalam kontrak.

2. Teknis atau Engineering

Aspek ini memperhatikan dipantaunya kriteria performance, spesifikasi dan mutu, dan masalah teknis atau engineering lainnya, dengan tujuan agar instalasi atau produk hasil proyek memenuhi harapan yang dirumuskan dalam kontrak. Umumnya dikerjakan dengan mengadakan inspeksi, testing, atau uji coba.

Sumber : Manajemen Proyek Imam Soeharto

Anda Bisa Membaca Artikel lain tentang Manajemen Proyek dibawah ini. Jika anda suka mohon Like dan di Bagikan ke teman-teman yang lain. Terima Kasih