Cara Membuat Proposal Proyek

Cara Membuat Proposal Proyek- Sejauh ini, pembahasan proses memilih kontraktor berkaisar pada kegiatan yang dilakukan oleh pihak pemilik. Tetapi setelah paket lelang dikirimkan, maka giliran ‘’bola” ada para peserta, sedangkan pemilik menunggu jawabandan tanggapan. Salah satu dokumen dalam paket lelang adalah fomat proposal yang harus diisi oleh para peserta dengan jawaban-jawaban yang berkaitan dengan penawaran harga, kualifikasi, Jawaban tersebut akan dipakai pemilik sebagai dasar pemenang.

Arti dan Tujuan Membuat Proposal

Dalam kalangan proyek dan industri, kata “proposal” dimengerti dengan baik. Proposal adalah sarana untuk memperoleh pendapatan atau keuntungan organisasi yang bersangkutan. Proposal dapat merupakan permintaan untuk suatu hibah (grant) untuk membiayai sebuat riset dan upaya pengembangan, atau untuk menjual barang peralatan. Proposal dapat juga merupakan penawaran untuk melakukan pelayanan di sebuah proyek atau untuk membangun sebuah fasilitas yang lengkap.

Dari sudut pandang pemilik, proposal adalah sumber informasi yang utama, jika tidak satu-satunya, yang digunakan untuk mengambil keputusan-keputusan dalam memilih kontraktor. Proposal itu harus menyampaikan gagasan, konsep, dan kemampuan perusahaan kepada pemilik. Proposal harus menyampaikan apa yang ingin dikerjakan oleh peserta lelang, pelayanan yang terkait, tagihan peserta lelang untuk mengerjakannya, fasilitas keseluruhan serta pengalaman peserta lelang. Ini semua harus sesuai dengan dokumen lelang dari pemilik proyek.

Bagaimanapun bagusnya sebuah perusahaan, jika proposal tidak menjelaskan informasi kunci secara tepat, maka perusahaan tersebut dengan mudah dapat kalah dalam lelang. Reputasi dan pertumbuhan masadepan perusahaan terletak pada keberhasilan proposalnya. Proposal yang disusun secara tidak tetap dapat mengakibatkan sebuah perusahaan kehilangan sebuah sumber keuangan yang utama.
Karena proposal adalah dokumen pertama dari upaya penjualan, maka proposal sebaiknya merupakan bagian integral dari bidang pemasaran perusahaan.

Strategi Membuat Proposal

Sebelum mengisi jawaban RFP dari pemilik, maka perusahaan kontraktor seharusnya meninjau terlebih dahulu motivasi dan tujuan mengikut lelang, karena hal ini berpengaruh terhadap tanggapan yang diberikan. Motivasi dan tujuan sebuah perusahaan dalam mengikuti lelang di antaranya terpenting adalah sebagai berikut.

•    Ingin mengisi kepastian perusahaan (workload) yang masi tersedia.
•    Menjaga perusahaan agar tetap memiliki pekerjaan, dan arus pemasukan kas.
•    Dengan demikian, dapat mempertahankan ikatan kerja dengan staf dan pekerjaan yang cakap.
•    Mengejar laba atau keuntungan.
•    Mendaapatkan pengalaman dan menyerap teknologi baru.
•    Menjaga kelangsungan kontak dengan pemilik, subkontraktor, dan rekanan.
Misalkan perusahaan kontraktor telah mempunyai motivasi dan tujuan yang jelas, maka keputusan selanjutnya adalah mengikuti atau tidak mengikuti lelang. Pandangan perusahaan mengenai proyek yang menarik tentu berbeda-beda sesuai dengan pertimbangannya masing-masing. Namun demikian, harus diingat bahwa jumlah proyek yang berada dipasaran setiap waktunya selalu terbatas, ditambah lagi dengan iklim kompetisi yang amat ketat, sehingga tidak banyak pilihan tersedia.

Faktor yang mempengaruhi keputusan tersebut umumnya berhubungan dengan hal-hal berikut.

• Jadwal dan Sumber Daya Dua faktor menimpal perlu dikaji dari segi jadwal. Pertama, apakah kurun waktu proyek (dari waktu mulai sampai waktu selesai) yang diminta pemilik, realistis menurut penilaian dan pengalaman kontraktor yang bersangkutan. Lebih-lebih bila ini dikaitkan dengan denda keterlambatan. Kedua, adalah hubungannya dengan kapasitas sumberdaya yang tersedia (available resources) Pada saat itu. Meskipun perusahaan kontraktor memiliki sumberdaya besar, tetapi bila telah terikat dengan pekerjaan-pekerjaan lain dan belum selesai, maka kemampuan untuk mengambil pekerjaan baru pada saat itu tersebut.

• Jenis Proyek Umumnya kontraktor memiliki pengalaman dan kepandaian pada jenis Proyek tertentu, misalnya pembangunan jembatan, pelabuhan, saluran pengairan, dan pekerjaan sipil yang lain. Bila proyek yang ditawarkan termasuk kategori tersebut, maka kontraktor akan tertarik unuk mengikuti lelang.

• Besarnya Proyek Disamping jenis proyak, kontraktor juga akan lebih menginginkan ukuran proyek yang setara dengan proyek yang sudah sering ia tangani, karena sumberdaya yang dimiliki (peralatan, staf penyelia,engineering, dan lain-lain) dipersiapkan untuk skala tersebut.

• Lokasi Proyek Jarak lokasi proyek dari kantor pusat akan mempengaruhi pertimbangan ikut sertanya perusahaan dalam lelang. Hanyan kontraktor besar dan berpengalaman luas yang siap sedia mengambil risiko Untuk pekerjaan di seberang lautan, dengan iklim, letak geografis, dan kondisi sosioekonomi yang amat berbeda dengan keadaan di sekeliling kantor pusatnya.

• klim kompetisi Bila pemilik dalam kualifikasinya juga melihat faktor kredibilitas para peserta lelang, maka demikian puala para kontraktor. Misalnya, mereka mengharapkan adanya iklim kompetisi yang wajar. Untuk itu mereka menilai apakah pemilik selama ini telanh mengikuti peraturan-peraturan yang berlaku dan tidak pandang bulu terhadap bersama peserta lelang. Mempersiapkan proposal memerlukan biaya dan pikiran yang tidak sedikit. Jadi, wajar bila mereka ingin memiliki gambaran masalah tersebut.

• Meningkatkan kemampuan dan pengalaman Banyak perusahaan kontraktor mengambil pekerjaan dengan latar belakang ingin menambah atau meningkatkan pengalaman manajemen, maupun teknik proyek-proyek yang belum pernah ditangani. Misalnya, dengan bentuk kerjasama atau asosiasi dengan perusahaan lain.

• Menjaga Relasi kadang-kadang dengan pertimbangan untuk memelihara hubungan baik dan menunjukan tetap adanya perhatian terhadap relasi, maka undangan lelang ditanggapi sebagaimana misalnya.

Anda Bisa Membaca Artikel lain tentang Manajemen Proyek dibawah ini. Jika anda suka mohon Like dan di Bagikan ke teman-teman yang lain. Terima Kasih