Cara Membuat Proposal Proyek 2

Cara Membuat Proposal Proyek ini ada lanjutan dari Tulisan Cara membuat Proposal 1 disini akan dibahas tentang Strategi menyusun Proposal Proyek sebuah perusahan jasa kontruksi.

Rapat permulaan

Segera setelah keputusan untuk ikut lelang diambil, maka dilakukan pembahasan proposal pendahuluan atau rapat perencanaan strategi proposal dengan bahan-bahan.

Rapat ini dipimpin oleh manejer proposal, terdiri dari kepala-kepala berbagai bagian yang membantu, wakil penjualan, dan mungkin manajeman senior. Karena terbatasnya jumlah waktu yang tersedia untuk persiapan sebuah proposal, maka perlu dipertimbangkan agar proposal direncanakan dalam semua aspek untuk memanfaatkan pemakaian waktu yang lebih besar.

Pengetahuan terhadap perusahaan pemilik
Nama dan macam proyak
Unit dan kapasitas
Lokasi
Lingkup kerja proyek
Kualifikasi dan spesifikasi
Nilai proyek
Tipe proposal
Biaya proposal
Batas tanggal proposal
Kondisi kontrak khusus
Ketersediaan tenaga kerja
Kompetitor
Pengembangan fleksibilitas perencanaan dan pelaksanaan

Rapat ini dihadiri oleh semua peserta yang mengerjakan proposal atau wakil-wakil mereka. Manejer proposal menulis bagian-bagian yang berpartisipikasi, apa yang diperlukan untuk dibahas pada rapat mengenai upaya proposal tersebut. Maksud dari rapat permulaan adalah untuk menginformasikan kepada semua pihak yang terkait mengenai rencana proposal dan tujuan. Rapat permulaan itu memberikan kesempatan baik sekali untuk mendapatkan penerangan singkat dan memperoleh umpan balik.

•Lingkup Proyek Tipe pabrik atau unit, pemilik lokasi proyek, urutan total besaran biaya, jumlah pekerjaan atau proposal dan identifikasi umum yang memerlukan perhatian istimewa.

•Tipe Proposal Tipe-tipe proposal yang diperlukan dibahas, demikian juga filosofi manajemennya, untuk disatukan dalam proposal itu. Wakil penjualan menjual memberikan latar belakang mengenai keperluan pemilik, pengecualian, dan anggaran pemilik, kalau diketahui.

•Tanggal, Jadwal,dan Proposal Tanggal kunci untuk penerbitan dokumen proposal dan penyelesaian porsi pekerjaan yang penting sebaiknya dibahas dan para peserta diberi tahu mengenai anggaran jam-orang tersedia. Tindakan hati-hati sebaiknya diambil untuk meyakinkan bahwa jadwal itu realistis.

•Kualifikasi pembuatan proposal harus mempertimbangkan spesifikasi yang di inginkan pemilk. Demikian juga kemampuan perusahaan untuk mematuhinya.

•Tipe Pekerjaan Tipe pekerjaan yang akan diserahkan dalam proposal harus diputuskan berdasarkan spsifikasi dan keperluan pemilik.

•Lingkup Kerja Semua informasi mengenai lingkup kerja proyek yang akan dipakai dalam mempersiapkan proposal harus didistribusikan dan dibahas. Jika informasi tidak memadai, maka manajer proposal mengatur untuk memperoleh informasi tambahan dari pemilik.

Dengan demikian, hasil yang akan diperoleh dari rapat proposal singkatnya adalah:

•Tujuan Tipe proposal dan jadwal persiapan.
•Rancana Pendekatan Penjelasan metode-metode yang akan dipakai
•Pembagian tugas Tugas-tugas spsifikasi individual dan kelompok.
•Rincian Setiap informasi diluar dari uraian diatas.

Manajer proposal mengatur waktu dan tempat rapat. Pihak yang hadir dalam rapat terbatas pada mereka yang diperlukan memberi bantuan untuk penentuan dan inisiasi upaya proposal, seperti orang orang berikut ini.

•Wakil penjualan.
•Kepala bagian yang bertanggung jawab atas setiap pekerjaan dalam mempersiapkan proposal.
•Personil kunci dari bidang bidang lain yang akan ikut bertanggung jawab atas proposal.
•Pimpinan operasi dan wakil dari bidang hokum yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan.

Tipe Proposal dan Format

Sebagian besar proposal yang disiapkan oleh perusahaan peserta lelang berdasarkan pengkajian dari bahan bahan (dokumen lelang) yang diterima dari pemilik. Pengkajian itu menetapkan kondisi dan syarat pemilik.
Proposal dapat diklasifikasikan secara luas dalam dua kategori utama: proposal kualifikasi teknis dan manajemen dan proposal harga dan komersial.

Proposal teknis dan manajemen umumnya memberikan informasi tenteng organisasi perusahaan, kualifikasi, prosedur kerja, dan informasi teknis. Proposal komersial menawarkan harga yang berkaitan dengan kometmen yang pasti oleh perusahaan untuk melakukan pekerjaan atau pelayanan khusus.

Telah disebutkan sebelumnya bahwa setiap proposal dapat dibedakan dalam hal format dan komposisi atau cirri cirinya. Meskipun demikian, setiap proposal sekurang kurangnya harus memenuhi atau menjawab pertanyaan dan syarat syarat dikeluarkan oleh pemilik.

Dua unsur yang terpenting dari sebuah proposal adalah:

• Aspek teknik dan manajemen.
• Aspek biaya atau komersial.

1. Aspek Teknik dan Manajemen (T & M)

Aspek teknis dapat terdiri dari:
• Diskusi teknis Aspek ini merupakan diskusi terperinci mengenai lingkup proyek dan pendekatan dan pendekatan teknis yang direncanakan untuk mencapai tujuannya. Bagian ini dapat termaksud struktur perincian pekerjaan, daftar spesifikasi, skedul rinci, resiko potensial, dan metodologi untuk memiliki peralatan.

• Program Kerja Program kerja menunjukan langkah langkah sestematis untuk mencapai tujuan. Program kerja tersebut dapat juga dimaksudkan ikhtisar personil kunci teknik, jadwal penugasan, bagan pertanggung jawaban, dan perencanaan tenaga kerja kantor pusat dan lapangan.

•Fasilitas Aspek ini menguraikan secara singkat mengenai fasilitas fasilitas yang akan dipakai dalam melaksanakan proyek.

• Kemampuan Manajemen Aspek ini mencakup struktur organisasi perusahaan, stabilitas financial, system akuntansi, kebijaksanaan pegawai, asuransi kualitas, dan rencana rencana pengawasan dan pengendalian.

•Program Manajemen Aspek ini menguraikan metode yang akan dipakai untuk mengelolah proyek, termasuk bagan organisasi, definisi wewenang dan tanggung jawab, serta hubungan dengan pemilik. Demikian juga metodologiuntuk mengelolah subkontrak dan usaha patungan.

• Pengendalian Biaya dan Jadwal Aspek ini adalah ringkasan terperinci mengenai proposal pengendalian biaya dan jadwal termasuk prosedur untuk mengesahkan/menyetujui pembayaran, memonitor biaya biaya, membandingkan pengeluaran pengeluaran yang sebenarnya terhadap yang direncanakan, analisis varians dan pelaporan.

• Riwayat dan Pengalaman Perusahaan Aspek ini menguraikan secara singkat riwayat perusahaan peserta lelang.

2. Aspek Biaya (Harga) atau Komersial

Isi aspek biaya atau komersial tergantung pada tipe kontrak dan sifat produk atau pelayanan yang diberikan. Untuk kontrak lump sum umumnya dapat tediri dari:

• Total Biaya Aspek ini merupakan gambaran total secara keseluruhan untuk proyek tersebut yang dirinci sesuai dengan keinginan pemilik yang termaktub pada dokumen tender.

• Unsur unsur biaya / perincian biaya Aspek ini merupakan basis bagi biaya biaya diukur, dikendalikan, dan diakumulasikan.

• Prosedur dan teknik kalkulasi biaya yang dipakai Aspek ini menguraikan mengenai kebijaksanaan dan prosedur perusahaan untuk memperkirakan pekerjaan itu dan umumnya berisi data pendukung estimasi biaya biaya buruh, material, pekrejaan subkontraktor.

Anda Bisa Membaca Artikel lain tentang Manajemen Proyek dibawah ini. Jika anda suka mohon Like dan di Bagikan ke teman-teman yang lain. Terima Kasih