Unsur dan Objek Pengendalian Proyek

Pada Pembahasan ini kita akan membahas tentang Unsur-unsur dan Objek Pengendalian Proyek. Materi ini berhubungan dengan pembahasan kita sebelumnya yaitu Fungsi dan Proses dan Pengendalian Proyek. Materi ini lebih mengarah pada hal-hal yang menjadi unsur penting dalam Proses Pengendalian Proyek.

Setelah mengetahui Fungsi dan Proses Pengendalian Proyek, langkah herikutnya adalah mengidentifikasi unsur-unsur serta ohjek pengendalian. Untuk proyek E-MK, unsur unsur pengendalian tersebut yang sekaligus juga merupakan sasaran proyek adalah Lingkup, Biaya, Jadwal, dan Mutu.

Sedangkan objek atau jenis kegiatan yang akan dikendalikan dapat dikelompokkan menjadi kegiatan engineering, pengadaan, konstruksi dan subkontrak, seperti terlihat pada Tabel dibawah ini.

Pengendalian Lingkup

Pengendalian lingkup memperhatikan masalah terpenuhinya "deliverable" sesuai dengan Definisi dan Integritas Lingkup Proyek yang dicantumkan dalam kontrak. Bila terjadi perubahan lingkup yang tidak dapat dihindari, maka pengendalian perlu dilaksanakan sesuai prosedur yang berlaku.

Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya memusatkan diri pada faktor kuantitas dan harga satuan komponen biaya. Demikian pula mengenai pemilihan waktu (timing) suatu ikatan pembelian (commitment), karena faktor-faktor tersebut sering menjadi sumber terjadinya varians biaya.

Adapun komponen biaya di atas dapat terdiri dari :

Biaya kantor pusat dengan kegiatan utama desain-engineering.
Pengadaan material dan peralatan .
Biaya lapangan dengan kegiatan utarna konstruksi.
Biaya subkontrak.

Pengendalian Jadwal

Pengendalian jadwal waktu terpusat pada faktor berikut :

Bagi pemilik proyek tercapainya sasaran seperti tercantum pada jadwal induk.
Bagi kontraktor, tercapainya sasaran seperti pada kontrak EPK (engineering, pengadaan, konstruksi).
Penyediaan surnber daya seperti material,
Peralatan, tenaga kerja.

Pengandalian Mutu

Pengendalian mutu meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan apakah proses dan hasil kerja tertentu proyek tersebut mernenuhi standar mutu yang bersangkutan, serta pengidentifikasian cara untuk mencegah terjadinya hasil yang tidak memuaskan.

Pengendalian Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif

Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. Metode atau cara yang digunakan harus cukup peka·sehingga dapat mengetahui adanya penyimpangan selagimasih awal. Dengan demikian, dapat diadakan koreksi pada waktunya sebelum persoalan berkembang menjadi besar sehingga sulit untuk diadakan perbaikan.

Bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar. Untuk maksud ini diperlukan kemampuan dan kecakapan menganalisis indikator secara akurat dan objektif.

Terpusat pada masalah atau titik yang sifatnya strategis,dilihat dari segi penyelenggaraan proyek. Dalam hal ini diperlukan kecakapan memilih titik atau masalah yang strategis agar penggunaan waktu dan tenaga dapat efisien.

Mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan masalah dan penemuan, sehingga dapat menarik perhatian pimpinan maupun pelaksana proyek yang bersangkutan,agar tindakan koreksi yang diperlukan segera dapat dilaksanakan.

Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlukan. Biaya yang dipakai untuk kegiatan pengendalian tidak boleh melampaui faedah atau hasil dari kegiatan tersebut. Diakui bahwa banyak hal yang sulit untuk mengukur hasil pengendaliannya. secara kuantitatif ( tetapi yang ingin ditekankan di sini adalah bahwa dalam merencanakan suatu pengendalian perlu dikaji dan dibandingkan dengan hasil yang akan diperoleh.

Dapat memberikan petunjuk berupa prakiraan hasil pekerjaan yang akan datang, bilamana pada saat pengecekan tidak mengalami perubahan. Petunjuk ini sangat diperlukan bagi pengelola proyek untuk menentukan langkah penyelenggaraan berikutnya.

Selanjutnya, pengawasan dan pengendalian akan lengkap bila dapat memberikan usulan tindakan-tindakan pembetulan yang diperlukan dengan melibatkan biaya dan tenaga yang minimal.

Pengendalian yang Tidak Efektif

Acapkali dijumpai suatu pengendalian proyek tidak membuahkan hasil yang diharapkan. Secara umum penyebabnya adalah hal-hal sebagai berikut:

Karateristik proyek

Sudah berulang kali disinggung bahwa proyek umumnya kompleks, melibatkan banyak organisasi peserta dan lokasi kegiatan sering terpencar-pencar letaknya. Hal ini mengakibatkan :

Tidaklah mudah mengikuti kinerja masing-masing kegiatan dan menyimpulkan menjadi laporan yang terkonsolidasi;

Masalah komunikasi dan koordinasi semakin bertambah dengan besarnya jumlah peserta dan terpencarnya lokasi.

Kualitas informasi

Laporan yang tidak tepat pada waktunya dan tidak pandai memilih materi akan banyak mengurangi faedah suatu informasi, ditambah lagi dengan bila didasarkan atas informasi atau sumber yang kurang kompeten.

Kebiasaan

Pada organisasi pemilik, pengelola proyek sebagian besar berasal dari bidang-bidang fungsional (teknik, operasi, pengadaan, dan lain-lain) dengan pekerjaan yang sifatnya rutin-stabil. Mereka yang sudah "mapan" dengan sikap dan kebiasaan yang selama ini dialami umumnya sulit menyesuaikan diri dalam waktu yang relatif singkat dan cenderung "resistant" terhadap perubahan yang semestinya diperlukan untuk mengelola proyek.

Pimpro hendaknya sejak awal telah menyiapkan diri dan mencari pemecahan yang spesifik dalam menghadapi masalah-masalah di atas sehingga proses pengendalian dapat berjalan dengan lancar.

Demikianlah Materi tentang Unsur-unsur dan Objek Pengendalian Proyek. Jika anda menyukai Materi ini, bisa Ikuti Updetan Materi selanjutnya melalui Facebook yaitu tentang Perencanaan Waktu Menggunakan Bagan Balok.

Klik IKUTI