Teknik dan Metode Perencanaan Proyek

Pada kesempatan ini kita akan membahas tentang Teknik dan Metode Perencanaan Proyek. Materi sebelumnya yang berhubungan dengan pembahasan ini yaitu Teknik Perencanaan Operasional proyek.

Dalam usaha meningkatkan Kualitas Perencanaan Proyek telah diperkenalkan berbagai teknik dan metode perencanaan terutama dalam menyusun jadwal, antara lain Bagan Balok ( Bar-Chart), Analisis Jaringan Kerja ( CPM, PERT, PDM, GER,T dan lain-lain ).

Meskipun demikian, mengingat teknik dan metode tersebut berfungsi sebagai alat, maka penggunaannya hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Ketepatan pemilihan teknik dan metode yang dipergunakan.
Penguasaan sepenuhnya oleh perencana.
Pemahaman aplikasinya oleh penyelia yang hendak menerapkannya di lapangan.

Pengalaman menunjukkan bahwa meskipun pada awalnya teknik-teknik dan metode-metode tersebut mendapat sambutan yang hangat namun hasilnya tidak cukup memuaskan, hal ini terutama karena kurangnya persiapan dalam hal melatih dan memberi pengertian kepada mereka yang langsung berurusan dengan penggunaan metode tersebut. Baru setelah aspek tersebut diperhatikan hasilnya cukup memuaskan.

Sistem Komunikasi dalam Perencanaan

Bila dikomunikasikan dengan baik kepada para pimpinan dan/ atau anggota organisasi proyek yang bersangkutan, maka perencanaan baik. strategis maupun operasional akan mendorong mereka bekerja secara optimal sebagai individu maupun kelompok karena telah memperoleh kejelasan akan maksud dan tujuan kegiatan yang akan mereka lakukan serta cara melaksanakannya.

Hal ini juga merupakan suatu motivasi karena mereka mengetahui peranan serta tanggung jawab yang diemban.

Top Down dan Bottom Up

Di samping hierarki, proses perencanaan, khususnya dalam menyusun jadwal, dapat ditinjau dari sudut lain, yaitu pendekatan yang digunakan. Pendekatan ini memhedakan langkah awal memulai perencanaan kegiatan proyek serta jadwal yang hersangkutan dalam rangka memhuat "peta" penyelenggaraan yang hersifat menyeluruh. Untuk ini dikenal dua pendekatan, yaitu top-down dan bottom up.

Pendekatan top-down herarti perencanaan dimulai dari atas ke bawah. Di sini proyek digambarkan sehagai satu lingkup kegiatan utuh dari pekerjaan awal sampai penutupan dan ditentukan kurun waktu pelaksanaannya.

Kemudian menentukan "Milestone" hagi kegiatan tertentu yang dianggap cukup penting sehagai sasaran antara untuk mencapai Jadwal Penyelesaian Proyek yang telah ditentukan.

Langkah selanjutnya adalah memecah lehih lanjut menjadi komponen-komponen kegiatan dengan mempertimhangkan berhagai faktor, seperti Fungsi, Lokasi, Sifat dan Jenis Pekerjaan, Ukuran, dan lain-lain menjadi paket kerja.

Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah adanya pemecahan yang bertingkat-tingkat yang memhentuk semacam hierarki piramida sehingga akan mempermudah pengelolaan dan memperkecil kemungkinan adanya bagian-hagian yang terlewatkan.

Kesulitan yang timbul adalah dari Segi Alokasi Waktu pada paket kerja. Kurun waktu pelaksanaan pekerjaan atau jadwal pada paket kerja bukan didasarkan oleh analisis kehutuhan masingmasing, tetapi didasarkan atas alokasi sesuai target penyelesaian proyek secara keseluruhan yang telah ditentukan.

Sehingga bila target penyelesaian proyek terlalu ketat dan tidak realistis, maka pelaksanaan kegiatan di tingkat paket kerja akan selalu di luar sasaran yang diinginkan.

Pendekatan yang lain, herlawanan dari yang tersebut di atas adalah bottom-up. Di sini proyek dipecah secara terinci menjadi komponen- komponennya setelah mempertimhangkan keperluan sumher daya pada tingkat normal.

Kemudian diperkirakan berapa lama kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing komponen tersehut. Dengan memperhatikan adanya kegiatan yang dapat dikerjakan secara paralel, maka jadwal proyek secara keseluruhan dihitung berdasarkan kurun waktu semua komponen kegiatan proyek.

Keuntungan dari pendekatan ini adalah paket kerja atau komponen kegiatan memiliki kurun waktu yang lehih realistis karena penanggung jawah pada tingkat yang bersangkutan yang menentukannya. Akan tetapi, jadwal penyelesaian proyek secara keseluruhan yang dihasilkan dari pendekatan bottom-up seringkali ( oleh herhagai faktor yang umurnnya tingkat penanggung jawah paket kerja tidak memiliki cukup akses) tidak sesuai dengan target yang ditentukan oleh perusahaan.

Kombinasi

Menyadari keunggulan dan kelemahan dua pendekatan di atas, maka umumnya diamhil cara yang dianggap paling haik, yaitu dimulai dengan pendekatan top-down . kemudian diadakan reevaluasi mengenai alokasi waktu Jadwal dengan pendekatan bottom-up, terutama pada tingkat a tau lapisan paket kerja.

Di tingkat ini sejauh mungkin diusahakan tercapai suatu titik temu atau reconciliation (rekonsiliasi) hasil kedua pendekatan tersebut, termasuk mengkaji kemungkinan membeli atau memperbaiki jadwal dengan menamhah biaya (cost-schedule trade off).

Perencanaan yang Efektif

Di atas telah dihahas fungsi, proses, dan Sistematika Perencanaan. Dari uraian tersebut terlihat hahwa perencanaan melibatkan dua faktor yang berpengaruh besar terhadap keberhasilannya, yaitu kecakapan perencana dan alat atau metodenya.

Di samping itu, agar suatu perencanaan berdaya guna maksimal diperlukan kondisi dan syarat tertentu. Syarat ini bila dipenuhi akan menggerakkan semua pihak yang berkepentingan untuk ikut serta secara aktif dalam proses implementasi dari perencanaan tersebut.

Syarat serta kondisi itu antara lain :

Penyampaian perencanaan kepada semua pihak yang berkaitan dengannya. Bagi perencanaan strategis, para atasan yang memiliki posisi pimpinan pelaksana hendaknya mengerti dan menguasai sepenuhnya akan maksud dan arti perencanaan.
Penjaharan perencanaan yang hersifat umum menjadi suatu action plan. Untuk proyek penjabaran ini dikenal sehagai rencana implementasi proyek (RIP).
Usahakan sejauh mungkin menggunakan parameter kuantitatif. Misalnya pada perencanaan jadwal proyek digunakan pencapaian milestone sebagai tolok ukur menilai kemajuan pekerjaan.
Adanya pengkajian ulang (review) secara periodik. Hal ini karena sifat kegiatan proyek yang dinamis, maka ada bagianbagian yang mungkin belum sepenuhnya terantisipasi pada perencanaan terdahulu.
Penyusunan perencanaan yang realistis yang tidak terlalu optimistis atau konservatif.
Dipikirkan suatu kontinjensi, untuk menanggulangi situasi yang tidak terduga. Hal ini mencegah jangan sampai tersudut ke posisi yang tidak siap.

Demikianlah sekilas Materi tentang Teknik dan Metode yang di pakaia dalam Perencanaan Proyek. penjelasan secara spesfifik tentang Teknik dan Metode ini bisa dibaca pada artikel lainnya. Jika anda menyukai Materi ini, bisa anda Ikuti Updetan Materi selanjutnya melalui Facebook. Materi Selanjutnya yaitu tentang Fungsi dan Proses Pengendalian Proyek

KLIK IKUTI