Perencanaan Jadwal Proyek yang Murah

Perencanaan Jadwal Proyek yang Murah Ekonomis

Kita ketahui Bersama bahwa faktor-faktor kesuksesan suatu proyek diantaranya adalah Waktu pelaksanaan yang cepat dan Biaya yang ekonomis. Untuk memperjelas hubungan antara Waktu dan Biaya maka pada kesempatan ini kita akan membahas tentang materi Perencanaan Jadwal Proyek yang Murah Ekonomis.

Sebelumnya telah dibahas Jalur Kritis dalam suatu Jaringan Kerja yang menunjukkan waktu paling cepat Penyelesaian Proyek dan float yang Mengidentifikasi Jalur Kritis atau kapan suatu kegiatan paling lambat boleh dimulai, tanpa mengganggu jadwal proyek secara keseluruhan.

Dengan diketahuinya kurun Waktu Penyelenggaraan Proyek, seringkali timbul pertanyaan apakah kurun waktu tersebut sudah optimal, atau dengan kalimat lain, dapatkah kurun waktu penyelesaian proyek dipersingkat dengan Menambah Biaya atau Sumber Daya lain dalam batas-batas yang masih dianggap ekonomis.

Sementara itu, sampai sejauh ini dalam Menyusun Jaringan Kerja, digunakan asumsi bahwa sumber daya yang diperlukan selalu tersedia, dalam arti analisis dan perhitungan belum memasukkan faktor kemungkinan keterbatasan sumber daya. Akibatnya, jadwal yang dihasilkan atas dasar asumsi demikian tidak akan realistik bila kenyataannya sumber daya yang tersedia terbatas.

Oleh karena itu, sebelum menjadi jadwal yang siap pakai sebagai pegangan praktek pelaksanaan, hendaknya diperhatikan juga faktor ketersediaan sumber daya.

Hal lain yang perlu diperhitungkan dalam penggunaan tenaga kerja dan peralatan adalah usaha menghindari terjadinya fluktuasi yang tajam, dengan jalan mengadakan pemerataan pemakaian sumber daya.

Dalam pembahasan kita kali ini akan ditinjau sejauh mana faktor-faktor tersebut di atas mempengaruhi jadwal atau perencanaan proyek, beserta pendekatan yang lazim dipakai untuk mengatasinya.

Secara spesifik meliputi hal-hal sebagai berikut :

Mencari hubungan jadwal-biaya yang ekonomis.
Menyusun jadwal dengan keterbatasan sumber daya.
Meratakan pemakaian sumber daya.

Namun yang kita bahas saat ini hanya mengacu pada Poin pertama diatas yaitu Mencari Hubungan Jadwal-Biaya yang Ekonomis. sementara Penyusunan Jadwal dengan Sumber Daya yang terbatas dan Meratakan Sumber Daya , akan di bahas pada materi Berikutnya.

Menyusun Jadwal yang Ekonomis

Metode jaringan kerja CPM dapat digunakan untuk menganalisis masalah tersebut, yaitu dengan memperkirakan :

Jadwal yang ekonomis bagi suatu proyek, yang didasarkan atas biaya langsung untuk mempersingkat waktu penyelesaian komponen-komponennya.
Jadwal yang optimal dengan memperhatikan biaya langsung dan tidak langsung.

Langkah ini dilakukan dengan mengadakan analisis hubungan antara waktu terhadap biaya. Dimulai dari satu kegiatan, kemudian dikembangkan bagi semua kegiatan-kegiatan yang merupakan suatu proyek.

Mempersingkat Waktu Penyelesaian

Telah disebutkan bahwa CPM memakai satu angka estimasi bagi kurun waktu masingmasing kegiatan dengan penggunaan sumber daya pada tingkat normal. Proses mempercepat kurun waktu disebut Crash Program. Di dalam menganalisis proses tersebut digunakan asumsi sebagai berikut :

Jumlah sumber daya yang tersedia tidak merupakan kendala. Ini berarti dalam menganalisis program mempersingkat waktu, altematif yang akan dipilih tidak dibatasi oleh ketersediaan sumber daya.
Bila diinginkan waktu penyelesaian kegiatan lebih cepat dengan lingkup yang sama, maka keperluan sumber daya akan bertambah. Sumber daya ini dapat berupa tenaga kerja, material, peralatan atau bentuk lain yang dapat dinyatakan dalam sejumlah dana.

Jadi, tujuan utama dari program mempersingkat waktu adalah Memperpendek Jadwal Penyelesaian Kegiatan atau proyek dengan kenaikan biaya yang minimal.

Terminologi dan Rumus Perhitungan

Untuk menganalisis lebih lanjut hubungan antara waktu dan biaya suatu kegiatan, dipakai definisi sebagai berikut :

Kurun Waktu Normal Adalah kurun waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan sampai selesai, dengan cara yang efisien tetapi di luar pertimbangan adanya kerja lembur dan usaha-usaha khusus lainnya, seperti menyewa peralatan yang lebih canggih.
Biaya Normal Adalah biaya langsung yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan kurun waktu normal.
Kurun Waktu Dipersingkat (Crash Time) Adalah waktu tersingkat untuk menyelesaikan sua tu kegiatan yang secara teknis masih mungkin. Di sini dianggap sumber daya bukan merupakan hambatan
Biaya untuk Waktu Dipersingkat (Crash Cost) Adalah jumlah biaya langsung untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kurun waktu tersingkat.

Hubungan antara waktu dan biaya digambarkan seperti grafik pada Gambar dibawah ini. Titik A menunjukkan titik normal, sedangkan B adalah titik dipersingkat.

Hubungan waktu - biaya pada keadaan normal dan dipersingkat untuk satu kegiatan

Garis yang menghubungkan titik A dengan B disebut kurva waktu-biaya. Pada umumnya garis ini dapat dianggap sebagai garis lurus, bila tidak (misalnya, cekung) maka diadakan perhitungan per segmen yang terdiri dari beberapa garis lurus.

Seandainya diketahui bentuk kurva waktu-biaya suatu kegiatan, artinya dengan mengetahui berapa slope atau sudut kemiringannya, maka bisa dihitung berapa besar biaya untuk mempersingkat waktu satu hari dengan rumus :

Rumus Slope Biaya

Sebagai contoh, misalkan kegiatan a dengan data-data

Contoh Menghitung Slope

contoh slope biaya

Maka diperoleh angka Rp5.000 untuk mempersingkat waktu 2 hari atau Rp2.500 sehari, jadi besar slope biaya = Rp2.500.

Konsep ini amat berguna untuk menganalisis berapa besar biaya untuk mempersingkat kurun waktu pelaksanaan suatu kegiatan, bilamana diketahui informasi-informasi yang diperlukan.

TPD dan TOT Proyek

Sebelumnya telah dibahas bagaimana mekanisme mempersingkat waktu dan hubungannya terhadap biaya bagi suatu kegiatan. Hal serupa berlaku bagi proyek, karena proyek adalah kumpulan dari sejumlah kegiatan.

Untuk maksud tersebut, dimulai dengan menentukan titik awal, yaitu titik yang menunjukkan waktu dan biaya normal proyek. Titik ini dihasilkan dari menjumlahkan biaya normal masing-masing kegiatan komponen proyek, sedangkan waktu penyelesaian proyek normal dihitung dengan metode CPM.

Pada Gambar Hubungan waktu - biaya diatas, titik A merupakan titik normal. Dari titik awal ini kemudian dilakukan langkah- langkah mempersingkat waktu dengan pertama-tama terhadap kegiatan kritis.

Pada setiap langkah, tambahan biaya untuk memperpendek waktu terlihat pada slope biaya kegiatan yang dipercepat.

Dengan menambahkan biaya tersebut, maka pada setiap langkah akan dihasilkan jumlah biaya proyek yang baru sesuai dengan kurun waktunya.

Hal ini ditunjukkan dengan adanya titik-titik yang memperlihatkan hubungan baru antara waktu dan biaya, seperti terlihat pada Gambar dibawah ini.

Titik normal TPD dan TDT

Bila langkah mempersingkat waktu diteruskan, akan menghasilkan titik-titik baru yang jika dihubungkan berbentuk garis-garis putus yang melengkung ke atas (cekung), yang akhimya langkah tersebut sampai pada titik proyek dipersingkat (TPD) atau project crashpoint.

Titik ini merupakan batas maksimum waktu proyek dapat dipersingkat. Pada TPD ini mungkin masih terdapat beberapa kegiatan komponen proyek yang belum dipersingkat waktunya, dan bila ingin dipersingkat juga (berarti mempersingkat waktu semua kegiatan proyek yang secara teknis dapat dipersingkat), maka akan menaikkan total biaya proyek tanpa adanya pengurangan waktu. Titik tersebut dinamakan titik dipersingkat total (TDT) atau all crash-point.

Sebagai gambaran, berikut adalah contoh program mempersingkat waktu proyek yang terdiri dari lima kegiatan dengan biaya normal dan dipercepat seperti terlihat dibawah ini.

Proyek yang terdiri dari Iima komponen kegiatan dengan kurun waktu normal

1 . Pertama-tama mencari jalur kritis, menghitung kurun waktu penyelesaian proyek, dan float.

Hitungan maju :

EF (1-2) = ES(1-2) + 5 = 5
EF (2-4) = ES(2-4) + 9 = 14
EF (4-5) = ES(4-5) + 4 = 18
EF (2-3) = ES(2-3) + 3 = 5 + 3 = 8
EF (3-4) = ES(3-4) + 2 = 8 + 2 = 10

Diperoleh waktu penyelesaian proyek 18 hari.

Hitungan mundur :

Didapat float total 2-3-4:

LF (4-5) = EF(4-5) = 18
LS (4-5) = LF(4-5) - 4 = 18 - 4 = 14
LF (3-4) = LF(2-4) = LS(4-5) = 14
LS (3-4) = LF(3-4) - D = 14 - 2 = 12
LF (2-3) = LS(3-4) = 12
TF (3-4) = LF(3-4) - EF(3-4) = 14 - 10 = 4
TF (2-3) = LF(2-3) - EF(2-3) = 12 - 8 = 4

Dari hitungan di atas diperoleh :

Jalur kritis adalah 1-2-4-5.
Kurun waktu penyelesaian proyek 18 hari.
Float total terletak di jalur 2-3-4 sebesar 4 hari.

2. Membuat tabulasi waktu serta biaya normal dan dipersingkat.
3. Menghitung slope biaya masing-masing kegiatan, hasilnya dimasukkan pada kolom paling kanan Tabel dibawah ini.

Contoh Perhitungan Biaya Slope

Dengan cara yang sama, diperoleh berturut-turut angka untuk slope biaya kegiatan-kegiatan selanjutnya, yaitu 100, 75, 110, dan 60.

Tabulasi contoh soal

4. Mempersingkat waktu proyek

Menganalisis TPD dan TDT

Dari Tabel dibawah ini terlihat bahwa titik TPD (crash point) tercapai setelah selesai mempersingkat kegiatan 1-2, yaitu diperoleh angka-angka waktu penyelesaian proyek 13 hari dengan biaya langsung Rp l.800.

Tabel mempersingkat kegiatan

Melewati titik TPD, usaha mempersingkat waktu kegiatankegiatan berikutnya tidak menghasilkan semua komponen kegiatan proyek yang dapat dipersingkat telah dipersingkat dan dicapailah titik TDT (all crash point) dengan total biaya Rp2.010 tanpa mengurangi waktu penyelesaian proyek (tetap 13 hari).

Jadi, dari segi usaha mempersingkat jadwal, maka pengeluaran sebesar Rp 2.010 - Rpl.800 = Rp210 adalah sia-sia. Grafik dibawah ini menunjukkan hasil analisis di atas.

Titik-titik normal TPD dan TDT

Untuk memberi gambaran bagaimana dampak mempersingkat waktu terhadap proyek keseluruhan, maka Gambar a, b, c, d, e, f memperlihatkan proses tersebut selangkah demi selangkah.

a .Proyek dengan kurun waktu normal

b. Kegiatan 4-5 dipercepat 2 hari

c. kegiatan kritis 2-4 dipercepat 2 hari

d. Kegiatan kritis 1-2 dipercepat 1 hari

e. Kegiatan nonkritis 2-3 dipercepat 1 hari

f. Kegiatan non kritis 3-4 dipercepat 1 hari

Jalur Kritis Baru

Seringkali dalam proses mempercepat waktu penyelesaian proyek timbul jalur kritis baru. Pada contoh Gambar diatas, hal tersebut terjadi seandainya kegiatan kritis 2-4 dapat dipersingkat dengan angka melebihi besar · float total di jalur nonkritis 2-3-4.

Biaya langsung dan tidak langsung

Analisis dan contoh yang disajikan pada pembahasan sebelumnya hanya mengenai biaya langsung kegiatan proyek. Kenyataan sesungguhnya, biaya proyek terdiri dari biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost).

Perincian mengenai hal tersebut terdapat pada pembahasan sebelumnya. Yang termasuk biaya tidak langsung antara lain sebagai adalah :

Gaji dan pengeluaran lain bagi tenaga administrasi, tim penyelia, dan manajemen proyek.
Biaya pengadaan fasilitas sementara untuk pekerja, seperti perumahan atau asrama sementara, tempat rekreasi, dan lain-lain, yang biasanya diperlukan untuk proyekproyek besar yang letaknya terpencil.
Menyewa atau membeli alat-alat berat untuk konstruksi.
Ongkos menyewa kantor, termasuk keperluan utiliti seperti listrik clan air.
Bunga clari clana yang cliperlukan proyek.

Jadi, total biaya proyek adalah sama dengan jumlah biaya langsung ditambah biaya tidak langsung. Kedua duanya berubah sesuai dengan waktu dan kemajuan proyek.

Meskipun tidak dapat diperhitungkan dengan rumus tertentu, tetapi pada umumnya,semakin lama proyek berjalan maka semakin tinggi kumulatif biaya tidak langsung yangbdiperlukan.

Grafik dibawah ini menunjukkan hubungan ketiga macam biaya tersebut. Terlihat bahwa biaya optimal didapat dengan mencari total biaya proyek yang terkecil.

Hubungan biaya-biaya total,langsung,tidak langsung ,dan optimal

Ringkasan Prosedur Mempersingkat Waktu

Dari uraian di atas maka garis besar prosedur mempersingkat waktu adalah sebagai berikut :

Menghitung waktu penyelesaian proyek dan identifikasi float dengan CPM, memakai kurun waktu normal.
Menentukan biaya normal masing-masing kegiatan.
Menentukan biaya dipercepat masingmasing kegiatan.
Menghitung slope biaya masing-masing komponen kegiatan.
Mempersingkat kurun waktu kegiatan, dimulai dari kegiatan kritis yang mempunyai slope biaya terendah.
Setiap kali selesai mempercepat kegiatan, teliti kemungkinan adanya float yang mungkin dapat dipakai untuk mengulur waktu kegiatan yang bersangkutan untuk memperkecil biaya.
Bila dalam proses mempercepat waktu proyek terbentuk jalur kritis baru, maka percepat kegiatan-kegiatan kritis yang mempunyai kombinasi slope biaya terendah.
Meneruskan mempersingkat waktu kegiatan sampai titik TPD.
Buat tabulasi biaya versus waktu, gambarkan dalam grafik dan hubungkan titik normal (biaya dan waktu normal), titik-titik yang terbentuk setiap kali mempersingkat kegiatan, sampai dengan titik-titik TPD.
Hitung biaya tidak langsung proyek dan gambarkan pada kertas grafik di atas.
Jumlahkan biaya langsung dan tidak langsung untuk mencari biaya total sebelum kurun waktu yang diinginkan.
Periksa pada grafik biaya total untuk mencapai waktu optimal, yaitu kurun waktu penyelesaian proyek dengan biaya terendah.

Demikianlah Materi tentang Perencanaan Jadwal Proyek yang Murah Ekonomis ini, semoga bermanfaat. Bagi anda yang menyukai materi ini bisa IKUTI Updetan informasi selanjutnya yaitu Perencanaan Keterbatasan Sumber Daya Proyek anda bisa Ikuti Materinya Melalui Facebook.

KLIK IKUTI